Cas client
Une association d'aide à domicile voulant réorganiser l'ensemble des fonctions support
Secteur : Santé
Nombre de salariés : > 150
Type de mission : Diag RH puis Co-pilote RH sur 1 an
Problématique : Insuffler une nouvelle dynamique et accompagner le changement
Contexte
La directrice générale m'a contacté pour réorganiser les fonctions support (11 salariés)
à l’occasion du départ de 3 salariés
Objectifs
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Définir de nouveaux postes
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Changer l'organisation dans son ensemble
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Améliorer le climat social
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Booster la productivité des salariés
Déroulement
Après un premier diagnostic pour faire l'état des lieux et un plan d'actions présenté par priorité, la mission s'est étalée sur 1 an, à raison de 2 à 4 visios / mois avec la directrice
Le tout accompagné de 3 venues sur site pour des réunions d'équipe et ateliers collectifs
Diagnostic RH et plan d'actions
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Questionnaire du diagnostic RH : recrutement & intégration, administration du personnel & paie, gestion
des compétences, marque employeur et relations sociales
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étude du fonctionnement RH : process, outils, interlocuteurs internes et externes…
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étude de l’application de la convention collective et de la documentation obligatoire : registres, DUERP, affichage
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rédaction d’un plan d’actions et présentation des résultats
Préparation de la nouvelle organisation
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Création d’un rétroplanning
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Entretiens individuels avec chaque salarié
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Réalisation d’un organigramme actuel et projeté
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Cartographie des missions
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Création / révision des fiches de poste
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Plan des bureaux
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Création d’un baromètre sur-mesure
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Support de présentation au CSE
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Présentation du projet aux fonctions support
Suivi et ajustements
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Réunions à M+1, M+3 et M+6 avec baromètre social, restitution, point d’avancement et ateliers collectifs
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Analyse des demandes entrantes sur 1 semaine et restitution
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Cartographie du suivi d’une demande entrante
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Organisation d’une journée teambuilding
Conduite de projets annexes structurants
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Mise en conformité sur l’affichage obligatoire
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Modélisation de process RH : recrutement, embauche, demande de congé
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Création d’un book RH : répertoire, liste des élus, synthèse de la classification,
mémo période d’essai et rupture de contrat, calendrier RH
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Ebauche de livret d’accueil
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Création d’une matrice de décision pour le recrutement de responsable de secteur
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Guide entretien de recrutement pour managers & RH
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Création d’un tableau de bord RH et choix des indicateurs pertinents
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Modèle de compte-rendu de réunion et partage de bonnes pratiques
Résultats
Voici les résultats obtenus, sans impact négatif sur l’activité malgré les nombreux changements opérés :
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Sur l’organisation
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Suppression des 3 postes d’assistantes de secteur au profit de la création de 7 autres postes : assistante RH, chargée d’accueil qualité bénéficiaires, assistante technique, responsable de la continuité de service, assistante de coordination, assistante facturation et agent d'accueil
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5 recrutements ont été lancés par la Directrice
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Mise en place de réunions d’équipe régulières
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Mise en place d’un standard téléphonique avec routeur
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Amélioration de l’environnement de travail : réaménagement des bureaux, réflexion sur l’acoustique,
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création et aménagement d’une salle de réunion et d’une salle de pause, achat d’écouteurs sans fil
pour chaque salarié
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Retour du baromètre social
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Entre le n°1 (octobre 23) et le n°2 (mars 24) : évolution positive de 18 indicateurs sur 20
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Entre le n°2 et le n°3 (juin 24) : évolution positive de 17 indicateurs sur 20
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La probabilité de recommandation de l'association comme lieu de travail agréable
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a progressé de près de 30% (et de 55% pour les salariés présents depuis + de 5 ans)
Les plus belles progressions :
