Une association d'aide à domicile voulant réorganiser l'ensemble des fonctions support
Problématique : Insuffler une nouvelle dynamique et accompagner le changement
Type de mission : Diagnostic RH puis Co-pilotage sur 1 an
Plus de 150 salariés
Contexte et objectifs
Contexte du client
La Directrice générale m’a contactée pour réorganiser les fonctions support (11 salariés) à l’occasion du départ de 3 salariés.
Objectifs de la mission
Définir de nouveaux postes
Changer l’organisation dans son ensemble
Améliorer le climat social
Booster la productivité des salariés
Déroulement
Déroulement global
Après un premier diagnostic pour faire l’état des lieux et un plan d’actions présenté par priorité, la mission s’est étalée sur 1 an, à raison de 2 à 4 visios / mois avec la Directrice.
Le tout accompagné de 3 venues sur site pour des réunions d’équipe et ateliers collectifs.
Diagnostic RH et plan d'actions
Questionnaire du diagnostic RH : recrutement & intégration, administration du personnel & paie, gestion des compétences, marque employeur et relations sociales
Etude du fonctionnement RH : process, outils, interlocuteurs internes et externes…
Etude de l’application de la convention collective et de la documentation obligatoire : registres, DUERP, affichage
Rédaction d’un plan d’actions et présentation des résultats
Préparation de la nouvelle organisation
Création d'un rétroplanning
Création / révision des fiches de poste
Entretien individuel avec chaque salarié
Plan des bureaux
Réalisation d’un organigramme actuel et projeté
Création d’un baromètre sur-mesure
Cartographie des missions
Support de présentation au CSE
Suivi et ajustements
Réunions à M+1, M+3 et M+6 avec baromètre social, restitution, point d’avancement et ateliers collectifs
Cartographie du suivi d’une demande entrante
Analyse des demandes entrantes sur 1 semaine et restitution
Organisation d’une journée teambuilding
Conduite de projets annexes structurants
Mise en conformité sur l’affichage obligatoire
Création d’une matrice de décision pour le recrutement de responsable de secteur
Modélisation de process RH : recrutement, embauche, demande de congé
Guide entretien de recrutement pour managers & RH
Création d’un book RH : répertoire, liste des élus, synthèse de la classification, mémo période d’essai et rupture de contrat, calendrier RH
Création d’un tableau de bord RH et choix des indicateurs pertinents
Ebauche de livret d’accueil
Modèle de compte-rendu de réunion et partage de bonnes pratiques
Résultats de la mission
Voici les résultats obtenus, sans impact négatif sur l’activité malgré les nombreux changements opérés.
Sur l'organisation
- Suppression des 3 postes d’assistantes de secteur au profit de la création de 7 autres postes : assistante RH, chargée d’accueil qualité bénéficiaires, assistante technique, responsable de la continuité de service, assistante de coordination, assistante facturation et agent d’accueil
- 5 recrutements ont été lancés par la Directrice
- Mise en place de réunions d’équipe régulières
- Mise en place d’un standard téléphonique avec routeur
- Amélioration de l’environnement de travail : réaménagement des bureaux, réflexion sur l’acoustique, création et aménagement d’une salle de réunion et d’une salle de pause, achat d’écouteurs sans fil pour chaque salarié.
Retour du baromètre social
- Entre le n°1 (octobre 23) et le n°2 (mars 24) : évolution positive de 18 indicateurs sur 20
- Entre le n°2 et le n°3 (juin 24) : évolution positive de 17 indicateurs sur 20
- La probabilité de recommandation de l’association comme lieu de travail agréable a progressé de près de 30% (et de 55% pour les salariés présents depuis + de 5 ans).
