Dans le monde compétitif d'aujourd'hui, chaque recrutement est une opportunité précieuse pour façonner l'avenir de votre entreprise.
Les étapes du recrutement jouent un rôle essentiel dans la quête des meilleurs talents.
En manquer une peut coûter cher : en moyenne, une mauvaise embauche fait perdre jusqu'à 30% du salaire annuel du poste, d'après une enquête de CareerBuilder.
Dans cet article, vous découvrirez ou réviserez chaque étape du processus de recrutement, de la définition précise de la recherche à l'intégration harmonieuse du nouveau talent.
Cadrer la recherche
À la base du recrutement se trouve le besoin. Que ce soit un départ de collaborateur ou encore un accroissement d’activité, il convient de se poser les bonnes questions, de définir les critères pertinents pour recruter « la » personne qui occupera le poste. À noter qu’on entend par « recruteur » la personne qui va sélectionner et entretenir les profils, ce rôle pouvant être tenu uniquement par le dirigeant et/ou par d'autres collaborateurs selon les étapes.
Définir la fiche de poste
Utilisée en interne, la fiche de poste permet d'évaluer les compétences d'un collaborateur par rapport à des performances attendues. Définissant les missions et les compétences liées au poste, elle sert ainsi de délimitation de la fonction et d’outil de suivi lors des entretiens annuels. Elle peut aussi permettre d'identifier les besoins en formation.
Utilisée dans le cadre d'un recrutement, elle permet à l'entreprise d'exprimer son besoin et de communiquer aux candidats, par le biais de l'offre d'emploi, les missions proposées et compétences requises du poste.
Choisir les sources de recrutement
Le recrutement peut être géré en interne via le bouche-à-oreille (et/ou cooptation), le sourcing sur une CVthèque, la publication d’offres en ligne (Pôle emploi, Indeed…), d’annonces dans les journaux et revues professionnelles, les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook…) ou encore via les écoles.
Il est également possible d’externaliser le recrutement en passant par des cabinets de recrutement ou des agences d’emploi et d’intérim, idéalement spécialisées dans les secteurs géographiques ou secteurs d’activités recherchés.
Le choix des canaux peut être différent d’un poste à un autre et d’une période à une autre. Le but étant de commencer par quelques canaux puis de ne se concentrer que sur ceux permettant d’obtenir des candidats pertinents. Une des techniques utiles est de se mettre à la place du candidat, de réfléchir à son utilisation de l’outil informatique, sa tendance à être présent sur les réseaux, à lire des revues spécialisées pour découvrir comment entrer en contact.
En cas de difficulté au bout de quelques semaines à recevoir des profils pertinents, il sera nécessaire de revoir les critères de recherche et les sources de candidature. Par ailleurs, rendre l’entreprise plus visible et attrayante via un travail sur la marque employeur ne peut être que bénéfique.
Rédiger et publier l’offre d’emploi
Le plus souvent, l'offre d'emploi est le premier contact que le candidat a avec l'entreprise. Son objectif est d'exprimer clairement les besoins de l’entreprise et les compétences recherchées tout en étant attractive.
Elle doit s'articuler autour de trois grands axes :
· La présentation de l'entreprise : des éléments factuels (nature de l'activité, organisation...), mais aussi les atouts pouvant attirer les candidats (valeurs, projets, réalisations, croissance…).
· Le descriptif du poste, qui comprend plusieurs éléments incontournables :
L’intitulé (veiller à bien préciser le H/F) ;
La position hiérarchique : rattachement, nombre de collaborateurs à encadrer... ;
Les caractéristiques de l'emploi et les conditions d'exercice : type de contrat, lieu et durée de travail, horaires… ;
La définition des missions et des activités du poste, ainsi que les moyens mis à disposition pour son exercice (moyens techniques, budget...) ;
La rémunération ;
Les attraits spécifiques du poste : autonomie, perspectives d’évolution...
· La description du profil du candidat :
La formation et l'expérience souhaitée, voire exigée ;
Les compétences et connaissances requises.
Une fois l’offre d’emploi définie, il est conseillé de faire valider, selon le rédacteur de la fiche, au dirigeant ainsi qu’au responsable de la future recrue avant de la publier.
Présélectionner les candidats de manière efficace
La publication sur les sites d’emploi entraine souvent de nombreuses candidatures, et pour certaines totalement hors profil. Pour que cette étape de présélection des candidats ne soit pas trop chronophage, il faut s'organiser.
Définir les critères d'embauche
Dans une entreprise, chaque poste ne nécessite pas les mêmes qualités, ni le même niveau de compétences. Selon le cas, le recruteur sera donc amené à privilégier la formation ou le diplôme, plutôt que l'expérience professionnelle, ou l'inverse. En premier lieu, bien rédiger l’annonce permet de hiérarchiser les attentes de l'équipe et d'établir la liste des priorités en classant formation, expérience, proximité géographique (qui peut déterminer le niveau de disponibilité de la recrue), langues pratiquées, ainsi que tous les critères qui semblent essentiels pour le poste.
Examiner attentivement toutes les candidatures
Un simple survol des candidatures n'est souvent pas suffisant pour déceler tous les atouts d'un profil. En effet, certains postes nécessitent parfois moins de compétences et d’expérience dans l’activité que de qualités personnelles. Aussi, il ne faut pas hésiter à rencontrer les profils atypiques. De la même façon, s'il s'agit d'un remplacement de poste, il ne faut pas chercher à tout prix à trouver un collaborateur au profil strictement identique.
Préqualifier et trier les profils
Lorsque toutes les candidatures ont été examinées, un premier tri a peut-être déjà été fait, écartant notamment les candidats ne correspondant pas du tout au profil recherché. Les candidatures pourront ensuite être séparées en deux groupes : celles dont le profil correspond au poste et celles qui sont peut-être moins en adéquation, mais dont certains éléments présentent néanmoins un intérêt. Les candidats à rencontrer seront prioritairement ceux du premier groupe.
Selon le nombre de candidatures et leur pertinence, une phase de préqualification téléphonique peut permettre, avec un temps plus court qu’un entretien physique, de statuer des profils qui seront reçus ou non en entretien.
Conserver des CV
Une fois que les candidats à rencontrer en entretien d'embauche sont sélectionnés, il est conseillé de conserver les autres candidatures. Il se peut en effet qu'aucun candidat ne passe l'étape de l'entretien ou que le candidat recruté ne fasse pas l'affaire lors de sa période d'essai par exemple.
Néanmoins, dans le cadre du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), les candidatures ne pourront être conservées plus de 2 ans après le dernier contact avec un candidat.
Mener l'entretien d'embauche
Pour évaluer correctement un candidat, il est nécessaire de préparer en amont l’entretien et les différentes étapes qui le compose. Afin de garantir un regard objectif sur les candidats et un entretien optimal, il est recommandé de suivre une grille d’entretien.
Enfin, pour rappel, toutes les questions relevant de la vie privée du candidat et d’éléments extérieurs au travail sont interdites par la loi car elles peuvent faire l’objet de discrimination à l’embauche.
Découvrir le candidat
La phase de découverte du candidat peut se situer avant ou après la présentation de l'entreprise et du poste. Parler de l'entreprise en premier lieu a tendance à mettre le candidat plus en confiance et à détendre l'ambiance de l'entretien d'embauche. Mais il peut être préférable de faire parler d'abord le candidat, en dirigeant son discours par des questions portant sur :
· son parcours professionnel ;
· ses succès et échecs professionnels et les enseignements qu’il en a tirés ;
· les raisons qui le poussent à quitter son entreprise (s'il est en poste) et à postuler ici ;
· ses motivations et ses ambitions…
Présenter l'entreprise et le poste
L'entreprise doit également se vendre auprès des candidats et convaincre de la rejoindre. Il ne faut donc pas hésiter à mettre les atouts de l’entreprise en avant : activités, réalisations, chiffres-clés, projets, clients... Cette présentation pourra être l'occasion pour le candidat de poser des questions, ce qui permettra d'évaluer son degré de pertinence et d'intérêt pour le poste et l'entreprise.
Gérer les temps de parole
L'objectif de l’entretien est d'obtenir le maximum d'informations sur un candidat afin de vérifier l'adéquation de son profil au poste proposé. Le rôle du recruteur est donc avant tout de cadrer et de diriger l'entretien, dans une ambiance relativement neutre mais conviviale, d'écouter, d'observer, et de répondre aux questions, sans monopoliser la parole.
La conclusion
La conclusion d'un entretien d'embauche est l'occasion de récapituler les points importants des échanges avec le candidat et lui permettre de poser ses questions. C'est également lors de cette phase qu'est abordée la question de la rémunération. Il conviendra pour finir de préciser les prochaines étapes et leur délai.
Finaliser le choix du candidat
Pour sélectionner le dernier profil, il faut récapituler les points positifs et négatifs de chaque candidature afin de pouvoir les comparer. Si besoin, il faudra procéder à des tests complémentaires ou rappeler les candidats pour obtenir des précisions. Dans tous les cas, le recruteur doit choisir le candidat le plus susceptible de pouvoir s'intégrer à l'entreprise, sa culture, ainsi qu'aux collaborateurs.
Comparer les points forts et les points faibles des profils
Un récapitulatif des atouts et des faiblesses de chaque candidature est indispensable pour les confronter à la fiche de poste. Il est également possible de rappeler quelques candidats pour préciser certains points, voire contacter les entreprises où ils ont travaillé dans le passé, pour vérifier des références ou obtenir des informations complémentaires. L'objectif est de ne laisser aucune zone d'ombre sur les candidatures restantes.
Effectuer des tests complémentaires
Si les éléments objectifs de la candidature et l'entretien d'embauche ne sont pas suffisants pour départager les candidats, il est possible de leur faire passer des tests complémentaires, afin d'évaluer leur personnalité ou leurs aptitudes.
Ces tests sont généralement pratiqués par des professionnels du recrutement et peuvent prendre plusieurs formes. Mises en situation, tests de raisonnement ou de logique ou encore études graphologiques peuvent être utilisées pour affiner son choix final.
Déterminer le candidat qui saura s'intégrer dans l'entreprise
Au-delà des aptitudes et des compétences propres au candidat, il faut s'interroger sur sa capacité d'intégration au sein de l'entreprise. Cette variable n'est certes pas appréhendable sur la base d'éléments concrets, mais peut se mesurer lors des différents entretiens d'embauche, à la lumière de la relation tissée avec le candidat. De la même façon, on ne peut pas négliger les collaborateurs de l'entreprise : la personnalité du candidat est-elle compatible avec l'équipe dans laquelle il sera intégré ? Ces données, plus basées sur l'humain que sur des critères objectifs, doivent être absolument prises en compte. À défaut, la personne recrutée ne fera pas long feu malgré un CV intéressant.
Annoncer le choix final
Lorsque le recruteur a effectué son choix, il prévient par téléphone le candidat sélectionné en tout premier lieu. En cas de refus de sa part, pour une quelconque raison, cela permettra de recontacter un autre candidat de la short-list.
Une fois la candidature validée et l'embauche en cours, les candidats rencontrés devront être avertis. La meilleure option est de les prévenir par téléphone et leur expliquer les motifs qui ont conduit à choisir un autre candidat pour les aider dans leur recherche. À défaut, il faudra a minima les prévenir par mail dès que possible. Enfin, il sera nécessaire de clôturer les annonces publiées et/ou prévenir les agences externes travaillant sur ce recrutement.
Soigner l'intégration du nouveau collaborateur
Dernière étape du recrutement, l'intégration n'en est pas moins très importante et doit être anticipée. Une mauvaise intégration peut conduire à un départ prématuré et coûte cher à l'entreprise : en temps passé pour le recrutement, pour former la nouvelle recrue, mais aussi pour organiser son remplacement sur un délai court.
Anticiper et préparer son arrivée
Avant l'intégration d'une nouvelle recrue, il faut effectuer toutes les démarches nécessaires pour préparer son poste de travail et lui fournir tout ce qui lui sera utile pour tenir son poste : bureau, ordinateur, matériel de bureautique, codes et badges d'accès...
De la même manière, il faut informer les interlocuteurs internes et/ou externes avec lesquels le nouveau collaborateur sera amené à travailler, en leur indiquant les missions qui lui seront confiées.
Accueillir le jour J
Le jour de l'arrivée du nouveau collaborateur, il est primordial de prendre le temps de lui faire visiter l'entreprise afin qu'il puisse se familiariser avec les locaux et leur fonctionnement. Ce sera l'occasion de lui faire part du règlement intérieur, voire des grandes lignes de la culture d'entreprise, de ses valeurs et de ses codes.
Désigner un tuteur
Pour prendre en charge l'intégration du nouveau collaborateur, une personne de référence ou un tuteur peut être choisi. Il lui donnera des repères et l'accompagnera dans sa prise de poste. Le tuteur peut être le manager, mais pas nécessairement. Dans tous les cas, il est préférable que la personne désignée ait une bonne connaissance de l’activité, voire des tâches afférentes au poste.
Suivre et accompagner le collaborateur
Après la phase d'accueil, le nouveau collaborateur doit, dans la plupart des cas, être formé, puis accompagné jusqu'à ce qu'il soit totalement opérationnel. Tout au long de ce processus, des points réguliers, formels ou informels, devront être organisés pour s'assurer que l'intégration se passe bien et que la prise de poste se déroule dans les meilleures conditions. Enfin, l'entretien de fin de période d'essai puis le premier entretien annuel seront l'occasion de valider la pertinence de ce recrutement.
Chaque embauche est une pièce essentielle du puzzle de votre entreprise, et les étapes du recrutement en sont les fondations.
Rédiger le process existant est la première étape vers l'optimisation.
Ensemble, nous pouvons construire une stratégie sur-mesure pour maximiser vos chances de succès et éviter les erreurs coûteuses.